【情况说明格式及范文】在日常工作中，尤其是行政、人事、财务等岗位，撰写“情况说明”是一种常见的文书形式。它主要用于对某一事件、问题或现象进行简要描述和解释，以供上级或相关部门参考。为了帮助大家更好地掌握“情况说明”的写作规范，本文将从格式要求、写作要点以及范文示例三个方面进行总结。
一、情况说明的基本格式
| 项目 | 内容说明 |
| 标题 | “情况说明”或“关于XXX的情况说明” |
| 说明对象 | 明确说明的对象，如“关于XX事件的情况说明” |
| 基本信息 | 包括时间、地点、涉及人员等基本背景信息 |
| 事情经过 | 简要叙述事件发生的过程，按时间顺序或逻辑顺序排列 |
| 问题原因 | 分析导致问题的原因（如有） |
| 处理措施 | 已采取的应对措施或处理结果 |
| 结论与建议 | 对事件的总结，提出改进建议或后续处理意见 |
二、写作要点
1. 语言简洁明了：避免使用复杂句式和专业术语，确保内容清晰易懂。
2. 结构清晰：按照“背景—过程—原因—措施—结论”的逻辑顺序撰写。
3. 客观真实：不夸大、不隐瞒事实，保持中立态度。
4. 重点突出：围绕核心问题展开，避免冗长无关的内容。
5. 格式规范：标题明确，段落分明，必要时可加注释或附件说明。
三、情况说明范文
题目：关于员工迟到情况的说明
尊敬的领导：
现就我部门近期员工迟到情况作如下说明：
1. 基本情况
2025年4月1日至4月10日，我部门共出现员工迟到现象5次，涉及3名员工，分别发生在4月3日、4月6日、4月8日、4月9日和4月10日。
2. 事件经过
- 4月3日：张三因交通堵塞迟到15分钟；
- 4月6日：李四因家中临时有事未提前请假，迟到10分钟；
- 4月8日：王五因早起困难，迟到8分钟；
- 4月9日：李四再次迟到，因个人作息调整不当；
- 4月10日：张三再次迟到，因车辆故障未能及时到岗。
3. 原因分析
- 个别员工存在时间观念不强的问题；
- 部分员工缺乏有效的作息管理；
- 个别员工对请假制度理解不够清楚。
4. 处理措施
- 已对相关员工进行提醒教育，并要求其提交书面检讨；
- 加强考勤管理，严格执行打卡制度；
- 组织一次全员会议，重申公司规章制度。
5. 结论与建议
本次迟到现象虽未造成严重后果，但反映出部分员工纪律意识有待加强。建议今后定期开展纪律教育，强化考勤管理，提升整体工作效率。
特此说明。
说明人：XXX
日期：2025年4月12日
四、总结
撰写“情况说明”是一项基础但重要的工作，需要结合实际情况，做到内容真实、结构清晰、语言准确。通过规范格式和合理安排内容，能够有效提升文档的专业性和可读性，为后续工作提供有力支持。